Подтверждение о получении письма в электронной почте

Этикет в бизнес-переписке. 15 простых правил e-mail

Подтверждение о получении письма в электронной почте

Пиши такие письма, которые ты хотел бы получать.

Правило 1. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми

Если человек ждет от вас письмо, то в столбце «От» он будет искать ваше имя, которым вы ему представились при знакомстве, или электронный адрес, который вы указали в своей визитке. Желательно, чтобы в компании был принят единый стандарт написания имени и фамилии отправителя. Если вы работаете по всему миру, то на английском языке.

Правило 2. Обязательно заполняйте графу «Тема письма»

Наличие “Темы” значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, если имя и адрес отправителя вам ничего не говорят. Тема должна быть краткой – не более 50 знаков.

В случае, если вы отвечаете на чье-либо электронное письмо, но при этом изменяется основная мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему или создайте новое письмо, так как изменение предмета обсуждения без изменения темы может привести к путанице в переписке.

Если вы пишите кому-то впервые, можно использовать имя адресата. Например, «Добрый вечер, Наталья!». А вот письмо с Темой, вроде «Шопинг со скидками интереснее!», или «Can you handle this with me?» чаще удаляют, принимая за спам. Так же поступают и с письмом, отправленным вовсе без Темы. Этикет e-mail позволяет не отвечать тем, кто его грубо нарушает.

Правило 3. Используйте «Re:» только для ответа

Желая ответить на письмо, вы нажимаете соответствующую кнопку и открывается форма для ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст и тема его письма, перед которой значится «Re:» (аббревиатура Reply/Response означает «Мой ответ на:»). Если тема письма меняется, уберите этот символ. И это вовсе не пустяк: «Re:» в сочетании с новой темой будет выглядеть глупо и введет в заблуждение, ведь адресат подумает, что получил ответ на письмо, которое не писал.

Правило 4. Вложение – в начале, адрес получателя – в конце

Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение, чтобы не забыть в итоге его отправить. А адрес получателя, наоборот, вставляйте только тогда, когда письмо дописано и проверено. Будьте внимательней с кнопкой «ответить»: убедитесь, что вы посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 5. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя

К сожалению, некоторые пользователи считают, что приветствие в e-mail не нужно писать, поскольку это бессмысленный пережиток бумажной почты, который не несёт в себе никакой значимой информации. Это в корне неверно.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте нейтральную форму обращения к адресату.

Например: Шановний пане Колодницький/Шановна пані Колодницька, или Уважаемая госпожа Стрельцова/Уважаемая Ольга, или  Dear Mr. Brown/Dear Ms. Marple/Dear Sir/Madam.

При обращении к женщине лучше всегда использовать форму Ms., так как вы точно не знаете ее статус. При многократном общении допускаются менее формальные формы обращений: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адреса» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте»

Правило 6. Правильно используйте восклицательный знак, заглавные буквы и смайлы

Обратите внимание, что в украинском и русском языке восклицательный знак может ставиться после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: в деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке всегда ставится запятая, что часто вызывает конфликт культур.

Носители английского языка недоумевают по поводу восклицательного знака в письмах: «Dear John!». При этом будьте аккуратны с восклицательными знаками в самом письме, так как излишняя эмоциональность не приветствуется в деловой переписке, а три воскл. знака в конце предложения будут восприниматься как неуместный крик.

Аналогично криком воспринимается CAPS LOCK.

В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), смайлы. Они неуместны, смайлы могут закодироваться при пересылке, а адресат может не знать их значение.

Правило 7. Основной текст: кратко и по существу

Цель письма должна быть четко сформулирована в первом предложении. Помните об ограниченном времени читателя. Его время – это его деньги. Он готов как можно быстрее от вас избавиться, то есть отправить ваше письмо в корзину.

Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации, поэтому постарайтесь не отправлять длинные сообщения. Если хотите переслать информацию большого объема, оформляйте ее в виде вложения.

Обязательно делайте по тексту письма ссылки на вложения.

Правило 8. Завершение должно побуждать к действию

Любое письмо после основного текста должно содержать завершающее предложение (максимум два), выделенное отдельным абзацем и побуждающее к точному действию, которое вы ожидаете от адресата.

В конце письма обязательно ставьте свою подпись.Иногда приходят письма, подписанные «Отдел маркетинга» или «On-campus housing staff». К кому и как обратиться в ответе? Подпись идентифицирует вас и содержит контактную информацию.

Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение.

Включайте в нее несколько возможных способов связи с вами (обычно это номера общего телефона и мобильного), а также ссылку на сайт вашей компании.

Пример письма:

Тема: Расширение сотрудничества, финансовые условия Уважаемый Семен Антонович! Пользуясь случаем, от имени  Adelina Call Center выражаем благодарность за то, что с 2007 года Ваша компания пользуется нашими услугами. Мы уверены, что наше сотрудничество и далее будет взаимовыгодным и продуктивным для наших компаний.

Во время последней встречи мы обсудили возможность расширения сотрудничества по новым направлениям, а также договорились о предоставлении измененных цен для двух вариантов: – повышения качественных показателей на 10% – повышения качественных показателей на 15%.

Мы внимательно проанализировали наши текущие возможности, провели расчет стоимости услуг с учетом новых показателей. Мы изложили детально информацию в приложении к данному письму (см. файл ACC_NewFunctional.doc). Просим Вас изучить наше предложение и выслать нам Ваши вопросы. Будем рады в удобное для Вас время встретиться для завершения обсуждения нашего предложения.

Best regards, Oleg Chornobryvtsev CEO, Adelina Call Center +380 44 3695678 www.adelinacallcenter.com

Правило 9. Не пересылайте ненужные файлы

Когда вы пишите кому-либо впервые и посылаете вложение, обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. В противном случае он может подумать, что это вирус, и уничтожит его, не читая. Перед тем, как отправить вложение большого размера, уточните у получателя, удобно ли ему будет его открыть.

Правило 10. Составляя ответ, отвечайте на ВСЕ заданные вам вопросы

Это одно из наиболее часто нарушаемых правил электронной переписки. Если вы затрудняетесь ответить, то так напишите, но не оставляйте без ответа – это неэтично.

Если адресат хорошо вам знаком, можете отвечать прямо в тексте его обращения, не забывая выделять другим цветом свои ответы (чтобы легче читалось). Также для этих целей используется знак «>», но это и не единственный вариант.

Если же вы отвечаете на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Правило 11. Проверяем орфографию и грамматику!

Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, не означает, что текст может быть небрежным. Неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о вас, а текст без запятых и точек вообще трудно читается. И, если ваша программа имеет опцию проверки орфографии, почему бы ею не воспользоваться?

Правило 12. На электронные письма обязательно нужно отвечать

Время ответа не должно превышать трех суток. Если вам нужно больше времени, объясните причины задержки.

При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении незатребованных писем от неизвестных людей, можно на них не отвечать.

При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего – это вирус.

Правило 13. Не запрашивайте уведомление о прочтении, лучше перезвонить

По правилам этикета электронной почты отметка «уведомление о получении/ прочтении» является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру и может вызывать раздражение. При этом люди, отправившие письмо, начинают считать минуты, часы, дни в ожидании ответа. Электронная почта – это оффлайн коммуникация.

И даже если существует условный срок в 3 дня, отводящийся на ответ, есть большая вероятность, что ответа можно не дождаться и на это может быть много причин, от вас не зависящих. Поэтому постарайтесь связаться с человеком по телефону и сообщить об отправленном письме.

Также можно после текста основного письма и перед вашей подписью написать: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 14. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию по e-mail

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте письма. Помните, что электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

E-mail предназначен для формализации устных договоренностей


Правило 15. Вначале звонок – после письмо. 

Этим принципом пользуется бизнес во всем мире. Сначала люди о чем-то договариваются устно, а потом, если необходимо, обмениваются письмами, детализируя описание договоренностей. И это не зависит от субъектов общения – будь то коллеги, партнеры или сотрудники разных организаций.

Исключения:

  • С новым человеком можно начинать общение по e-mail в случаях: если нет возможности использовать другой канал (не берет трубку); вы предполагаете, что для человека сначала проще объяснить суть вопроса письменно; вы комплексуете обсудить предмет устно.
  • Необходимо разослать информацию более чем одному адресату (в поле КОМУ/ТО и КОПИЯ/СС).
  • В случае конфликта для выхода из него, когда вы знаете, что визави не захочет общаться устно.
  • В случае запроса на письменную информацию.

Олег Чорнобривцев, руководитель Adelina Call Center: “Я знаю достаточное количество высших руководителей и владельцев, которым бесполезно просто написать.

Я сначала звоню, за 1 минуту излагаю суть вопроса, за вторую – получаю ответ, а если нужно – только тогда дублирую информацию письменно. Это не по причине неуважительного отношения.

Чем шире у человека круг общения, тем больше к нему поступает разнообразной информации, на которую сложно реагировать в полном объеме. 

И еще кое-что. После обеда у человека активизируется правое полушарие головного мозга, отвечающее за творчество, эмоции. А до обеда более активно работает левое, отвечающее за логическое мышление.

Если мне нужно написать очень важное письмо, я, как правило, начинаю его писать во второй половине дня. Откладываю на ночь. А с утра провожу корректировки, завершаю его и отправляю. Получается эффективно.

Попробуйте”. 

Источник: https://www.adelina.life/15e-mail

Как узнать, прочитано ли письмо на почте

Подтверждение о получении письма в электронной почте

Рассылка по интернет-маркетингу: Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

  • /
  • Блог
  • /
  • Как узнать, прочитано ли письмо на почте

Время чтения: 6 минут Нет времени читать? Нет времени? Иван Иваничев Редакция «Текстерры»

Пожалуй, каждый – хотя бы раз в жизни – хотел узнать, прочитано ли письмо. Типичные ситуации:

  • Откликнулись на интересную вакансию. Отправили резюме, портфолио и сопроводительное письмо, а в ответ тишина. Полная неопределенность.
  • Участвуете в творческом конкурсе. Сроки поджимают, скоро будут определять победителя. При этом вообще непонятно, смотрели вашу работу или нет.
  • Отправили прайс-лист / медиакит по e-mail. Хотите позвонить потенциальному клиенту вскоре после того, как он ознакомится с коммерческим предложением. Не знаете, когда это произойдет.

Уведомление о прочтении – не вариант: пользователь может отказаться отправлять подтверждение, при этом прочитать письмо и ничего не ответить.

Сервисы email-маркетинга и постмастеры, конечно, дадут необходимую статистику, но они актуальны только при массовой рассылке с собственного домена. Обычному пользователю все это ни к чему.

Таким образом, остается два способа узнать, прочитано ли письмо на почте «Яндекса» / Mail.Ru / Gmail.

1. Использовать готовые решения: специальные сервисы и расширения

Есть ряд сервисов и браузерных расширений, позволяющих отследить, открыл ли адресат ваше письмо. Это самый простой путь, вот только, к сожалению:

  • Многие бесплатные продукты устарели / работают некорректно.
  • За современные и удобные решения надо платить, иначе – ограничения и реклама.

Я изучил три разных инструмента для email-трекинга. Среди них:

  • GetNotify, который не обновлялся с 2012 года.

Принцип работы: чтобы узнать, прочитано ли письмо, нужно отправить его по адресу вида mail@mail.ru.getnotify.com. Затем сервис, очевидно, добавляет в контент скрытый код и перенаправляет письмо непосредственно адресату – mail@mail.ru. Когда получатель открывает его, отправителю приходит уведомление на почту.

Все бы хорошо, но есть проблема с кодировкой, и ругается почтовая служба.

  • Bananatag – красивый, но эффективный на 0 %.

По описанию Bananatag – отличное решение: 5 писем в день бесплатно; подробная статистика; интеграция с Gmail, Outlook и мобильными email-клиентами.

По факту – ни одно прочитанное письмо не отобразилось в дашборде. Хотя я пробовал писать и на «Яндекс», и на «Мейл». Сервис даже не смог сообщить, прочитано ли письмо, отправленное самому себе на Gmail 🙂

  • MailTrack для Gmail, с которым все ОК, кроме саморекламы.

MailTrack – полезнейшее расширение для Chrome, Firefox, Opera и Edge. Оно позволяет узнать, когда прочитано письмо на почте.

К недостаткам инструмента можно отнести саморекламу в подписи, однако она отключается всего за полтора доллара в месяц. Если же купить подписку за 2, 5 $, можно настроить отслеживание кликов и оповещения в режиме реального времени.

2. Внедрять пиксель и отслеживать открытия через GA

Это путь для тех, кто не ищет легких путей. И, конечно, любит HTML и веб-аналитику.

Суть:

  • В HTML-код письма через тег внедряется картинка 1 x 1 (далее – скрытый пиксель).
  • Когда получатель открывает письмо, нужные данные передаются в Google Analytics.
  • Система засчитывает событие – так вы узнаёте, прочитано ли письмо.

Шаблон скрытого пикселя –

Подробнее о параметрах URL:

  • v – версия протокола, менять цифру не нужно.
  • tid – идентификатор счетчика Google Analytics. Можно использовать уже имеющийся или создать отдельный. Если не знаете, как – читайте в нашем руководстве.
  • t – тип действия. В нашем случае это событие, поэтому – “event”.
  • cid – анонимный идентификатор клиента. Можно вписать что угодно, главное, не упоминать там персональные данные. E-mail получателя тоже нельзя.
  • ea – тип события. Мы хотим узнать, открыто ли письмо, поэтому ставим “open”.
  • ec – категория события. Параметр необязательный, но с ним удобно изучать отчеты.

Теперь вопрос в том, как внедрить этот волшебный код в письмо. Есть несколько вариантов:

  1. Через редактирование HTML в Google Chrome.

Суть метода: нажать на «просмотреть код» → найти нужный кусок (по словам из письма) → кликнуть правой кнопкой и выбрать “edit as HTML” → сохранить через Ctrl+Enter. Все это нужно сделать, когда письмо полностью написано, но еще не отправлено.

Увы, этот вариант не очень. В интерфейсах «Яндекс.Почты» и Gmail вообще не сработало. С «Мейлом» получилось, но с глюками: код сработал больше сотни раз еще до того, как письмо было прочитано.

Sendhtmail – простой бесплатный сервис, который отправляет HTML-письма. В один клик вставляете код и вперед.

Сразу так отправлять письма получателям – не вариант. Правильное решение: сначала написать себе на e-mail, а затем уже пересылать другим. Главное, не забыть поменять тему письма.

Шаблон HTML-письма со скрытым пикселем: Привет!
Это тест HTML-письма со скрытым пикселем

С уважением, Иван.

Учтите: код сработает, когда вы откроете письмо от sendhtmail.ru, чтобы переслать его дальше. Этого можно избежать, если отключить отображение картинок в своей почте.

  1. Через Mozilla Thunderbird.

Если вы еще не отвыкли от десктопных почтовых программ, можно использовать Thunderbird. Бесплатный кроссплатформенный софт от Mozilla позволяет вставлять HTML-код в письма.

Обратите внимание

  • Скрытый пиксель не сработает, если адресат отключит отображение картинок в браузере / почтовом сервисе. Правда, сейчас так мало кто делает – нет ограничений по скорости и объему трафика, как раньше.
  • Прежде чем отправлять важные письма со скрытым пикселем, нужно понять, что выбранный способ работает. То есть, сначала пробуйте на своих имейлах. В Google Analytics результат виден сразу, если открыть отчет по событиям в реальном времени (как на скриншоте в начале второго раздела).
  • Код может сработать раньше: в процессе вставки через Chrome / пересылки письма от Sendhtmail / попытки отправки в Thunderbird. Отслеживайте такое в реалтайм-режиме Google Analytics. И на всякий случай сравнивайте дату / время отправки письма и регистрации события в счетчике.
  • Если счет писем идет на сотни, рассылка становится массовой – пора вообще забыть о бесплатной почте @yandex.ru / @gmail.com / @mail.ru. Регистрируйте домен, настраивайте постмастеры, используйте сервисы email-маркетинга.

TexTerra обучает профессии интернет-маркетолога с нуля.

Если зарегистрироваться заранее, будет скидка! Подробнее kak-uznat-prochitano-li-pismo-na-pochte Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter.

Источник: https://texterra.ru/blog/kak-uznat-prochitano-li-pismo-na-pochte.html

Письменное уведомление

Подтверждение о получении письма в электронной почте

Часто мы сталкиваемся с необходимостью кого-либо уведомить: работодателя – об увольнении, продавца – о претензии к качеству товара, соседей – о продаже комнаты и во множестве других ситуаций. Когда речь идет о необходимости «уведомить письменно» следует знать, что это юридически значимое действие, имеющее соответствующие последствия.

Многие гражданские судебные процессы можно инициировать только после прохождения досудебного урегулирования. То есть необходимо доказать, что были предприняты попытки договориться до обращения в суд.

А если вторая сторона отказывается идти на компромисс или вовсе игнорирует обращения? И в таких случаях закон разрешает обратиться в суд.

Но обязательным условием принятия иска к рассмотрению является подтверждение того, что истец должным образом уведомил ответчика.

Способ избежать суда

Только ли для суда важно правильное письменное уведомление? Вовсе нет! Вы ведь не хотите судиться? Будьте уверены: тот, кого вам нужно уведомить – тоже. Получив от вас письменное уведомление, например, отправленное нотариусом (об этом ниже) он поймет, что вы:

  • готовы довести дело до суда;
  • достаточно юридически грамотны, чтобы отстоять в суде свои интересы.

А это – прямой путь к досудебному урегулированию ситуации.

Форма уведомления

Все уведомления, с которыми приходится иметь дело гражданам, можно условно разделить на:

  • уведомление различных государственных и муниципальных органов;
  • юридически значимые сообщения в гражданско-правовых отношениях.

При уведомлении гос. органов чаще всего используются формы, утвержденные различными подзаконными нормативными актами (административными регламентами, инструкциями, приказами, письмами различных министерств и ведомств).

В гражданско-правовых отношениях уведомления производятся, как правило, в свободной форме.

Иногда стороны договора, чтобы облегчить себе жизнь, делают формы наиболее важных извещений и уведомлений приложениями к заключаемому договору.

Способы уведомления

С 1 сентября 2013 г порядок передачи юридически значимых документов регулируется статьей 165.1 ГК РФ. Называться «юридически значимый» документ может по-разному: претензия, требование, уведомление, заявление. Утвержденное в законе правило их доведения до адресата довольно гибкое, в нем НЕ указаны:

  • обязательные способы доставки,
  • форма, в которой надлежит направлять соответствующий документ.

Но при этом закон гласит, что юридические последствия наступают с момента его доставки. Соответственно, в интересах отправителя уведомления передать его так, чтобы иметь на руках доказательства доставки адресату.

Тем более что при возникновении судебного спора доказывать факт уведомления должно будет именно он.

Поэтому, если вы не хотите потом с помощью показаний свидетелей доказывать в суде, что уведомляли устно – уведомляйте письменно!

Оптимальные варианты письменного уведомления – те, которые позволяют доказать факт получения этого документа документально:

  • заказным письмом с уведомлением о вручении;
  • ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.
  • курьерской службой;
  • вручение адресату лично.

В статье 113 ГПК РФ упоминаются еще такие варианты уведомления:

  • по факсу;
  • телефонограммой;
  • телеграммой.

Но пользоваться этими методами не стоит из-за сложности доказывания факта получения уведомления. В основном они применяются судом для вызова участников процесса на заседание.

Стоит отметить, что в рамках ГПК РФ суды не обязаны фиксировать получение отправленной ими корреспонденции, им достаточно одного факта направления. Но при этом ответчик имеет полное право оспорить получение, чем существенно затянет процесс.

Поэтому истец имеет право дополнительно позаботиться об уведомлении ответчика о том, что против него подан иск.

Личное вручение

Уведомление может вручаться лицу, которому оно адресовано, либо его уполномоченному представителю. При личном вручении от уведомляемого нужно добиться, чтобы он поставил отметку о получении на втором экземпляре вручаемого документа. Она должна содержать:

  • надпись «документ получил» или «получено»;
  • фамилию и инициалы получающего;
  • его подпись;
  • дату получения.

При вручении уведомления рекомендуется убедиться в личности получателя, а при вручении уведомления представителю – также и в его праве принимать корреспонденцию.

Для юридических лиц предусмотрена еще и обязанность регистрации поступившего уведомления в журнале регистрации корреспонденции с присвоением номера. Этот номер также необходимо указать на втором экземпляре вручаемого документа, остающемся у уведомляющего.

Не будет считаться правильным уведомлением просто передача документа «из рук в руки». Доказать его вручение будет практически невозможно. Это стоит учитывать, если, например, вы отдали документ сотруднику канцелярии, не проконтролировав, чтобы его должным образом зарегистрировали. Нередко такие обращения впоследствии «теряются».

Письмо Почтой России

Уведомление посредством услуг Почты России – наиболее распространенный способ. При этом допустимо использование таких вариантов отправки писем:

  • заказным с уведомлением о вручении;
  • ценным с описью и уведомлением о вручении.

Простым письмом уведомлять нельзя. Причина такого запрета – невозможность в дальнейшем подтвердить его получение адресатом.

Разница между заказным и ценным письмами в данном контексте состоит в том, что после отправления заказного письма у отправителя остается только чек, подтверждающий факт его отправки.

 А в случае  ценного письма – не только чек, но и опись вложений, подтверждающая то, какие именно документы были отправлены. Возможность составления описи вложений для писем без объявленной ценности правилами Почты России не предусмотрена.

Поэтому вариант уведомления ценным письмом с описью и уведомлением о вручении является предпочтительным.

Почтовыми правилами, утвержденными Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012г. №114-п, предусмотрен такой порядок письменного уведомления:

1. Отправитель подготавливает два экземпляра описи вложения ф. 107 в конверт и заполненный бланк ф. 119, передает их вместе с незапечатанным конвертом сотруднику отделения связи.

В описи следует указывать наименования всех документов максимально подробно: количество листов в каждом документе, дату его составления, другие реквизиты.

Объявленная ценность письма значения не имеет – вполне можно ограничиться 10 рублями.

2. Работник проверяет, правильно ли указаны вложенные документы в описи, проставляет отметки об отправке на экземплярах описи. Один экземпляр описи вкладывается в конверт и запечатывается работником почты, второй возвращается отправителю.

3. На бланке почтового извещения о вручении проставляются необходимые отметки, и он прикрепляется к конверту. После вручения будут заполнены необходимые графы на бланке, и он будет возвращен отправителю почтовым отправлением.

4. После оплаты услуги сотрудник почты дает отправителю чек.

5. В дальнейшем отправителю необходимо сохранить чек и извещение.

Куда отправлять письмо?

При составлении договоров следует согласовывать адрес, куда будут направляться юридически значимые сообщения и закреплять обязанность сторон уведомлять друг друга о смене адресов (желательно до их смены). Также следует указать, что в случае невыполнения обязанности уведомить контрагента о смене адреса, сторона-нарушительница несет все риски, связанные с неполучением направляемых ей документов.

Если договор по каким-либо причинам отсутствует, стоит действовать в соответствии с разъяснениями Верховного суда РФ, содержащимися в п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25. Уведомление будет считаться направленным надлежащим образом, если оно отправлено:

  • физическому лицу – по адресу его регистрации или указанному им в договоре.
  • юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю – по адресу, указанному, соответственно, в ЕГРЮЛ или в ЕГРИП.

При направлении письменных уведомлений по вышеуказанным адресам либо по адресам, указанным в договоре, они считаются полученными даже в случае фактического нахождения адресата в другом месте.

Что делать, если адресат уклоняется от получения уведомления на почте?

Специально для таких ситуаций в ч.1 ст.165.1 ГК РФ предусмотрено, что если адресат уклоняется от получения письма, то оно считается врученным (соответственно адресат считается получившим письменное уведомление, ознакомившимся с ним). Так, согласно разъяснению Верховного суда РФ (п. 67 вышеуказанного Постановления Пленума), письменное уведомление считается доставленным, если:

  • оно было направлено по надлежащему адресу (см. выше);
  • адресат не явился в отделение связи и не получил соответствующее письмо с уведомлением о вручении;
  • в результате чего письмо возвращено по истечении срока хранения.

Поэтому уклониться от получения правильно направленного уведомления не получится.

Курьер

Алгоритм уведомления посредством курьерской службы схож с предыдущим способом. Только доставку корреспонденции осуществляет не «Почта России», а конкретная курьерская организация. Плюс этого варианта – скорость. Минус – более высокая стоимость.

Уведомление по e-mail

Если уведомление направляется при помощи электронной почты, у адресата должна быть возможность установить от кого оно исходит.

С этой целью обычно в тексте договора указывают адреса электронной почты, с которых будут направляться письма.

Также подтвердить электронный адрес можно путем направления лицу, с которым предполагается обмен юридически значимой информацией, письменного сообщения, содержащего адрес своей электронной почты.

Необходимо понимать, что факт получения адресатом уведомления, возможно, придется доказывать в суде. В этой связи уведомления посредством электронной почты – далеко не оптимальный вариант.

Хотя многие предпочитают именно такой вид связи за его оперативность.

В таких случаях можно посоветовать согласовать в договоре одновременное направление уведомлений электронной (или факсимильной) связью и, одновременно, – почтой, курьерской службой, личным вручением.

Уведомление с помощью нотариуса

При необходимости иметь на руках «максимально весомое доказательство» отправления и вручения уведомления, можно воспользоваться возможностью, предоставленной статьей 86 Основ законодательства РФ о нотариате – передачей документов адресату нотариусом.

Уведомление через нотариуса – относительно дорогостоящая процедура. Тем не менее, она может быть полезна в ситуациях, когда:

  • цена вопроса намного выше стоимости услуг нотариуса;
  • нужно оказать психологическое давление на контрагента;
  • требуется иметь максимум доказательств направления уведомления и принятия всех возможных мер для того, чтобы оно дошло до адресата.

Возможна передача документов нотариусом как в обычной письменной форме (на бумажном носителе), так и электронной почтой (документы заверяются электронной подписью нотариуса). При этом в качестве доказательств отправки и вручения документов нотариус выдает соответствующие свидетельства.

Устное уведомление

Имеется нюанс, вытекающий из содержания ч. 3 ст. 159 ГК РФ. Если между сторонами подписан договор и там не предусмотрена обязанность письменно уведомлять другую сторону о различных обстоятельствах, влияющих на исполнение договора, либо прямо предусмотрена возможность устных уведомлений, то стороны вольны ими довольствоваться.

Однако это чревато тем, что в случае возникновения судебного спора в суде будет сложно доказать факт того, что такие уведомления имели место.

Но наличие в договоре прямых указаний на необходимость устных уведомлений не лишает сторону права направить письменное уведомление в ситуации, когда она считает нужным получить доказательства доведения информации до адресата.

        Задайте свой вопрос юристу!

Источник: http://www.juristkons.ru/top/pismennoe-uvedomlenie.html

Этикет для бизнеса. «Сетикет»

Подтверждение о получении письма в электронной почте

Этим инструментом бизнес общения мы пользуемся ежедневно, возможно, даже ежечасно. За последние годы сформировались правила и нормы деловой переписки по электронной почте. Их сегодня и обсудим

«Сетикет» – это правила поведения и общения в сети Интернет. Здесь действуют основные правила этикета – взаимное уважение, корректность, такт. Оперативность, которую дарит Интернет, влечет за собой и оперативность в совершении этикетной ошибки. Поэтому при общении в Интернете должен быть обострен самоконтроль и внимание.

Электронная почта. Этим инструментом бизнес общения мы пользуемся ежедневно, возможно, даже ежечасно. За последние годы сформировались правила и нормы деловой переписки по электронной почте. Их сегодня и обсудим.

Деловое электронное письмо одновременно представляет и вас, и компанию. Помните, что первое впечатление от электронного письма аналогично впечатлению от первой встречи. Как и письмо на бумажном носителе, деловое письмо, направленное по электронной почте, должно быть кратким, точным и по существу.

Необходимо составлять его корректно, выдерживать в едином уважительном деловом тоне. Важнейшее требование – грамотность. Перед отправкой прочтите свое письмо как минимум один, а лучше два раза.

Даже при повторном прочтении могут быть обнаружены эмоциональные и смысловые неточности, грамматические ошибки.

Структура делового электронного письма:

· Приветствие и обращение. «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!». Приветствия «Добрый день», «Добрый вечер» и др. используется, но допускается их опустить, поскольку трудно определить время, когда адресат прочитает письмо. Некоторые употребляют фразу «Доброго времени суток», но ее вряд ли можно отнести к деловой переписке.

· , раскрывающее цель письма. Ясное и краткое. Деловое электронное письмо должно быть в два раза короче письма на бумажном носителе. Если у вас есть необходимость сообщить получателю большой объем информации, то необходимо в письме кратно описать суть обращения,  а все остальное оформить как вложение.

· Прощание и электронная подпись (ФИО, должность, название компании, рабочий номер телефона, адрес электронной почты, ссылка на сайт компании). Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

· Логотип, если он есть и если это необходимо.

Электронная почта, очень быстрый способ связи, но не стоит относиться к нему пренебрежительно и писать письма на скорую руку.

При оформлении письма обязательно заполняйте графу «Тема», это позволит выделить ваше письмо среди других, ускорит его поиск в случае необходимости, а также защитит от возможности отнесения получателем к категории «спам».

Тема должна формулироваться максимально четко. Например «Приглашение на конференцию», «Контактные данные компании «N» и др. При отправке в случае необходимости указывайте степень важности письма, но не злоупотребляйте этим.

По правилам этикета, при получении электронного письма, вы должны написать ответ, что письмо (письмо с вложениями) получено. Поэтому всегда отвечайте на присланные письма (исключение составляет спам). Время ответа на электронное письмо не должно превышать двое суток.

Составляя ответ на деловое электронное письмо, оставьте полученный текст без изменений, а сверху напишите свой. Это упростит получателю процесс восстановления в памяти сути переписки.

Если для подготовки ответа вам требуется значительно большее время, чем день-два, то следует оперативно подтвердить получение письма и сообщить о предполагаемых сроках ответа.

Если вы являетесь отправителем письма, то в целях уточнения факта его доставки, лучше позвонить адресату и уточнить дошло письмо или нет. Использовать функцию «отправка письма с уведомлением» не рекомендуется.

Также часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Практический совет: напишите письмо, сделайте все вложения, затем укажите тему письма и только в самом финале заполняйте строку «Адресат».

Это позволит вам отнестись к письму более внимательно, даст время перепроверить все ли составлено верно, и убережет от нелепой ошибки – молниеносной отправки письма с возможными опечатками. Следите за правильностью написания адреса получателя.

Интернет дает возможность быстро отослать электронное письмо, но и быстро совершить ошибку, за которую придется извиняться и выходить из некорректной ситуации, если письмо попадет не по тому человеку. Ошибки чаще всего происходят от спешки и небрежности.

Не стоит увлекаться смайлами при составлении делового электронного письма, оставьте их для личной переписки. Также не рекомендуется писать электронные письма прописными буквами, это выглядит как крик.

Деловое электронное письмо должно содержать только то, что может быть сказано человеку лично. К тому же помните, что руководство компании имеет право на доступ ко всем электронным письмам, отправляемым сотрудниками.

Электронная почта компании – это не ваша личная почта! Да и в Интернете нет конфиденциальности, поэтому следите за содержанием своих писем.

Рекомендуется проверять почту не менее трех-четырех раз в день и начинать с чтения более свежих писем. Поскольку ранние письма могут быть уже не актуальными.

Как и все правила этикета, «сетикет» базируется на здравом смысле и логике, а значит, упрощает общение с деловыми партнерами и весь рабочий процесс. Желаю оперативной, результативной и грамотной деловой переписки!

Автор – Елена Брылина, специалист по организационной работе и этикету             

Орфография и пунктуация автора сохранены 

Источник: https://pbs72.ru/articles/spets-proekty/etiket-dlya-biznesa-setiket/

Электронное письмо – это доказательство

Подтверждение о получении письма в электронной почте

     Электронная почта как инструмент, с помощью которого передается значимая для ведения бизнеса информация, давно стала доступной каждому.

      Компьютерная грамотность, сетевая культура и эффект обезличенности общения посредством настольного или карманного цифрового помощника часто создают ситуации, когда пользователи задают юристу вопросы: «а электронную переписку можно использовать как доказательство?»

     Украинские суды чаще всего исследуют переписку, которая является (по мнению одной из сторон) основанием считать договор заключенным или не заключенным, договорные или внедоговорные обязательства – выполненными или не выполненными. Переписку, которая содержит те или иные факты, имеющие значение для объективного, полного и всестороннего разрешения судебного спора.

     Для правового поля Украины ситуация выглядит следующим образом.

     Гражданский кодекс в статье 207 содержит условия, при соблюдении которых сделка, которая должна быть заключена в письменной форме, считается заключенной именно в письменной форме. Это условия фиксации сделки («правочина») в одном или нескольких документах, в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны.

Сделка считается заключенной в письменной форме, если воля сторон выражена с помощью телетайпного, электронного или иного технического средства связи. Сделка считается заключенной в письменной форме, если она подписана стороной (сторонами), а в случае участия в сделке юридического лица – то его представителем с проставлением печати.

Правовые основы электронного документооборота, в том числе в сфере договорных отношений, определяются законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте».

Согласно статьям 5 и 6 этого закона, электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота. Наложением цифровой подписи завершается создание электронного документа.

Статьей 11 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» предусмотрено, что электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа автора, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота. Если предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота не определен порядок подтверждения факта получения электронного документа, такое подтверждение может быть осуществлено в любом порядке автоматизированным или иным способом в электронной форме или в форме документа на бумаге. Указанное подтверждение должно содержать данные о факте и времени получения электронного документа и об отправителе этого подтверждения. В случае непоступления к автору подтверждения о факте получения этого электронного документа считается, что электронный документ не получен адресатом.

Итак, что касается договоров – исходя из изложенного выше, если Вами использовалась соответствующая (т.е.

принадлежащая уполномоченному подписанту договора) электронная цифровая подпись, отправлен файл Вашему контрагенту и получено уведомление о прочтении Вашего сопроводительного письма – Вы выполнили все условия, и Ваш контрагент не осмелится отказываться в получении договора (советую вместе с договором направлять и сертификат открытого ключа подписи).

Это касается договоров, как документов. 

Какова ситуация относительно переписки?

Судами Украины применяются различные подходы к оценке распечаток электронных писем в качестве доказательств.

Некоторые суды довольствуются тем, что сторона спора предоставляет переписку со своим оппонентом, причем в таком объеме, чтобы из сути писем было четко понятно, что переписка велась именно между сторонами спора, и рассматривают такие распечатки как доказательства в совокупности с другими доказательствами.

Например: подрядчик уведомил заказчика электронным письмом о том, что он не имеет возможности приступить к выполнению работ на объекте заказчика в связи с тем, что охрана объекта не пустила его работников на объект.

Письмо было оформлено в виде сопроводительного письма с текстом «Исх. №ХХХ от ХХ.ХХ.ХХХХ, а во вложении прикреплено официальное письмо на бланке, с исходящим номером, подписью и печатью.

Заказчик получил это электронное письмо подрядчика, о чем подрядчику пришло уведомление.

Заказчик пытается взыскать с подрядчика неустойку за просрочку начала выполнения работ.

Что делать подрядчику? Он распечатывает исходящее письмо с уведомлением о невозможности своевременно начать работу, распечатывает вложение и предъявляет суду. Заказчик на суде заявляет, что из предоставленных подрядчиком электронных писем не установлено, какие именно письма ему направлялись.

На это суд указывает, что заказчик не опроверг доводов подрядчика, что подрядчик направил на электронную почту заказчика сообщение о невозможности приступить к работам, а не иные документы, при этом, указывает суд, подрядчик предоставил доказательства, что посылал в адрес заказчика именно такое сообщение, а не иные документы.

Заказчик может вообще отрицать принадлежность ему электронной почты, на которую было отправлено сообщение. В таком случае подрядчик аргументирует предыдущей или последующей перепиской, которая подтверждает принадлежность заказчику этой почты, например, уведомление заказчика о перечислении денег и доказательствами поступления денег  в сроки, указанные в письме, и т.п.

 Некоторые суды не довольствуются простыми распечатками и пояснениями представителей сторон или свидетелей, которые читали письма.

В таких случаях есть еще один способ доказать наличие и содержание переписки:проведение компьютерно-технической экспертизы на предмет исследования электронной почты.

Источник: https://www.freelawyer.ua/news/328

ПраваВласть
Добавить комментарий