Как правильно оформить папку дело по номенклатуре

Распределение документов по папкам

Как правильно оформить папку дело по номенклатуре

1.2 Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по госту?

В целях определения объективных критериев проводится группировка и распределение субъектов (объектов) налоговой проверки по степеням риска (высокая и не отнесенная к высокой). Номинативный признак (по названию разновидности документов).

Ведь все эти документы создаются с определенной целью, а как найти документ, который вдруг понадобился начальнику или проверяющему, если все бумаги складываются в одну большую стопку.

И процесс формирования дел может начинаться. Возможность группировки документов по папкам (перемещение документов из папки в папку).

Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел.

Распределение документов в делапроводится в соответствии с номенклатурой дел. Систематизация и ведение документооборота (все документы – по папкам). На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, предприятия, фирмы. Распределение документов между делами производится в точном соответствии с номенклатурой дел.

Правила и порядок формирования дел содержатся в основных правилах работы архивов и типовой инструкции по делопроизводству.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных папках.

Как правильно подшивать документы по папкам? Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей: • номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). О том, как организовать делопроизводство читайте в статье В. Ф. Янковой.

Систематизация и учет документов в организации (номенклатура дел). 1.распределение исполненных документов по делам Комплексная подразумевает упорядочение папок с документами по годам, а внутри года – по типам или видам документов (переписка к переписке, банковские к банковским и так далее).

На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор. Разделите все по папкам, а в папке разложите в порядке очередности или по датам.

Прежде всего, в начале календарного года необходимо завести папки (скоросшиватели или регистраторы), в которые в течение года будут помещаться документы, оконченные делопроизводством. Какие папки рекомендуется использовать для формирования документов в дела в течение… папки с документами по кадрам.

Папки типа “скоросшиватель” используются для — распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел; — расположение документов внутри дела в… распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел.

Fallout 76 Уникальная броня локации – где найти?

Папки-файлы могут вестись на протяжении нескольких лет.

Нужно ли учитывать опыт старших поколений? Входящие и исходящие отдельно друг от друга или все вместе, сортируя только по дате? Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. Документы, имеющие особую историческую или научную ценность, во избежание порчи, яе подшивают. Копирование, сканирование, прошивка документов, распределение по папкам.

Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению. Присваивая папкам то или иное название, подумайте, в каком контексте вам может понадобиться этот документ. Несмотря на кажущуюся простоту, все операции по формированию дел должны проводиться по определенным правилам. Список документов по множественной ссылке.

А также для папок документов можно будет указать разграничения доступа (непосредственно из самого меню папки): *** (неактуально) Вопрос 02.24 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Все храню в одной, это приказы по ЛС, срок хранения 75 лет.

Вопрос: Распределение файлов по папкам согласно заданному условию. Если просто вынуть дела из папок и принести – их не принимают. Есть много файлов в папке с названиями this_file_001, this_file_002, this_file_003 и т.д. они прописаны в таблице. Оператор – плательщик НДС поставляет услуги по распределению (передаче) электрической энергии потребителям.

Формирование и хранение дел | 41. Отправка документов

› Каким документом оформить передачу?› Текущее хранение документов› Формирование

Заведите папку “Настройки” Мы знаем о важности собственных документов, фотографий и сборников музыки, и поэтому заботливо раскладываем их по папочкам.

Чтобы загрузить документы на проверку, нажмите кнопку “Добавить документ” и выберите файлы на вашем компьютере или перетащите нужные документы в поле “Добавить документ”. Но существует много не менее важных файлов, незаслуженно обойденных нашим вниманием.

Если бы вам нужно было его найти, в каком разделе вы стали бы его искать? Заведите папку Архив и помещайте в неё все документы, которые вам больше не нужны.

Чтобы упорядочить файлы и папки вручную придется потратить не один час, но в дальнейшем это время окупится, так как вы точно будете знать, где находится тот или иной документ, а это неизбежно отразится на эффективности вашей работы.

Наши с мужем документы сначала были в одной папке, но из-за количества стран проживаний и гражданств, количество документов увеличилось Папка-аккордеон с разделением на тип платежей: Хранение инструкций, гидов и гарантий.

Виды документов бывают При распределении документов по папкам (делам) нужно руководствоваться следующими правилами: подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой.

Технология РИБ (Распределенной информационной базы) позволяет обмениваться данными между территориально распределенными информационными системами в автоматическом режиме, в том числе и без постоянного соединения. Формирование дел есть группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Ребята, помогите пожалуйста, весь мозг сломал суть задачи заключается в том, что нужно извлечь из имени файла 2-й и 3-й символы и по определенному условию раскидать эти архивы по папкам. Состав реквизитов документов по ГОСТ Р 6.30-2003.

В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем. На данных папках содержится с надпись “На подпись”, “Срочно” и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Моя организация документов – Реактивные хозяйки

Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Когда документов накопилось слишком много, и они лежат в одной стопке, бывает сложно разобраться, что к чему относится.

Все исполненные документы вкладываются в папки в соответствии с номенклатурой дел. Так будет легче найти файлы, с которыми Используйте эту папку для обмена файлами с другими пользователями. на вашем компьютере. От того, насколько соблюдаются правила распределения документов, с которыми закончена работа, в дела, зависит не только поиск нужных для работы документов…

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел; расположение документов внутри дела в определенной На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор. Опция ДЕЛО-WEB – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой.

От того, насколько соблюдаются правила распределения документов, с которыми закончена работа, в дела, зависит не только поиск нужных для работы Папки устанавливаются на стеллажах (или в шкафах) в соответствии с порядком систематизации дел в номенклатуре. Поэтому разберем такой момент, как упорядочить файлы в папке в Windows 7, а именно сортировку и группировку.

Правильное распределение документов в дела – главная задача отдела кадров ООО “Строитель”.

Глава 2. 6. Формирование и оформление дел бухгалтерии

Обычно документы создаются для координации работы разных сотрудников и подразделений. В них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями). Помогите пожалуйста автоматизировать сортировку файлов по папкам.

Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Неисполненные документы хранят в рабочей папке исполнителя.

Эта процедура включает в себя несколько этапов: Дела проходят проверку на правильность распределение документов по группам 34 Папки внутренних документов Все внутренние документы хранятся в структуре папок, которая служит для упорядочивания документов и ограничения доступа к ним.

Тут главное – это правильно оформить обложку дела, для чего вам потребуется номенклатура дел.

Источник: http://hedonismx.ml/493-raspredelenie-dokumentov-po-papkam

Журнал «Секретарское дело»

Как правильно оформить папку дело по номенклатуре

Вероника Бегун

Окончание календарного года для многих из нас становится временем подведения итогов. Мы вспоминаем хорошие события, произошедшие с нами, делаем выводы, чтобы не повторять совершенных ошибок, строим планы на будущее. В полной мере это касается и работы: секретарю важно грамотно завершить делопроизводственный год и своевременно подготовиться к следующему.

Давайте рассмотрим основные моменты, на которые нужно обратить внимание.

Заполняем графу 3 сводной номенклатуры дел организации

В этой графе мы указываем количество томов (частей) по каждому делу, заведенному в уходящем году.

Оформляем итоговую запись о категориях и количестве дел в сводной номенклатуре дел

В ней указываем количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, а также количество переходящих дел и дел с пометкой «ЭПК».

Итоговая запись оформляется в соответствии с приложением 12 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организация, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Она составляется службой ДОУ, оформляется на отдельном листе, заверяется руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в организации, после чего помещается в конце номенклатуры дел. Сведения, внесенные в итоговую запись, обязательно передаются в архив организации (лицу, ответственному за архив).

Итоговая запись к номенклатуре дел структурных подразделений, комиссий, советов и общественных организаций оформляется по такой же форме.

Готовим номенклатуру дел организации на будущий год

Номенклатура дел составляется на дела всей организации, как правило, на основании номенклатур дел структурных подразделений, а также утверждается ежегодно. В сводную номенклатуру дел включаются дела, намеченные к заведению в будущем году.

Как правило, номенклатура дел составляется ответственным за ведение делопроизводства.

Она оформляется на общем бланке организации или на чистом листе формата А4, подписывается составителем, согласовывается с архивом организации (лицом ответственным за архив), экспертной комиссией организации, утверждается руководителем организации, а в случаях, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству, — с соответствующим государственным архивом и вышестоящей организацией.

Номенклатура дел должна быть утверждена до 1 января того года, на который она составлена.

Оформляем обложки дел на будущий год

После того как утверждена новая номенклатура дел, мы можем подготовить новые папки на дела, предполагаемые к заведению в соответствии с номенклатурой дел и оформить их обложки. Целесообразно эту работу проводить в конце декабря, когда старые дела завершены и отправлены на оперативное хранение.

Хочется обратить внимание на то, как правильно оформлять обложку дела при его заведении. Обычно информация, которая помещается на обложку дела, набирается на компьютере и распечатывается на листе формата А4. Если же у вас не имеется возможности набрать информацию машинописным способом, то не будет ошибкой оформить ее от руки с соблюдением всех требований.

Обложка — это «лицо» дела, она дает максимум информации о его внутреннем содержании.

Обязательными реквизитами обложки дела являются:

· наименование вышестоящей организации;

· полное наименование организации;

· наименование структурного подразделения, в котором заведено дело;

· индекс дела по номенклатуре дел;

· заголовок дела;

· дата дела или крайнее даты документов, входящих в дело (заполняется в конце года);

· количество листов в деле (заполняется в конце года);

· срок хранения дела;

· архивный шифр дела (заполняется в конце года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения).

Наименования вышестоящей организации, организации и структурного подразделения указываются полностью в именительном падеже. Если организация имеет официальное сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках. Если вышестоящей организации нет, этот реквизит будет отсутствовать.

Индекс и заголовок дела указываются в соответствии с номенклатурой дел организации.

На обложке дела обязательно указывается дата дела — начало заведения и окончания дела в делопроизводстве. Даты планов, отчетов, смет отражаются в заголовках дел, например «Штатное расписание на 2015 год и изменения к нему». Крайними датами документов личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении.

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

оформить подписку на журнал

Источник: https://profmedia.by/pub/sec/art/94470/

Оформление дел 2017

Как правильно оформить папку дело по номенклатуре

Во всех организациях в ходе рабочего процесса формируется множество дел. Для того чтобы ими было удобно пользоваться, а также для сохранности документов все дела должны оформляться должным образом при заведении и по завершении календарного года. Существуют определенные правила их оформления, которые обязательно следует соблюдать.

В данной статье мы разберем:

  • как правильно оформлять обложки дел в 2017 году;
  • каковы правила оформления дел в 2017 году;
  • какие требования предъявляются к оформлению дел в 2017 году.

Оформление обложки дел в 2017 году

При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку. И лучше сразу сделать это по правилам, ведь в любом случае на это приходится тратить время при оформлении дела. Зато благодаря этому Вам будет потом гораздо проще и быстрее подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение.

Оформление обложки дела в 2017 году будет включать следующие реквизиты:

  • наименование организации – указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). Официально принятые сокращения пишутся в скобках после полного наименования;
  • наименование структурного подразделения;
  • номер дела – определяется по номенклатуре дел;
  • заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры дел);
  • аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
  • дата дела – здесь обозначается год, когда оно было заведено и год его окончания в делопроизводстве;
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела.

Когда будете оформлять обложку, обязательно указывайте наименование структурного подразделения. Если дело будет передаваться в другой отдел, то необходимо будет ниже указать новый, а старый взять в скобки.

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов

Дела постоянного хранения передаются в государственный архив. При передаче на хранение на обложке указывается наименование государственного архива. Для этого на обложке оставляют место ниже верхнего поля.

Также, очень удобно, когда корешок обложки содержит информацию, чтобы можно было легко понять, какая из множества папок вам нужна. Определенных установок для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству указывают лишь на необходимость цифрового обозначения дела.

Правила оформления дел в 2017 году

Фактически, оформление дела в 2017 году – это его подготовка к передаче в архив.

Существуют следующие общие правила, которые необходимо соблюдать при формировании дел:

  • дела помещаются в только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;
  • группируются в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
  • в дела помещаются также ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;
  • в дело не допускается помещать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  • по объему в деле не должно быть больше 250 листов.

Правила формирования дел

Частичное оформление дела допускается в том случае, когда срок его хранения составляет менее 10 лет. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. В принципе, в любой организации дела со сроком хранения 5 лет, скорее всего, будут составлять абсолютное большинство.

Требования к оформлению дел в 2017 году

При полном оформлении дела предусмотрены следующие требования:

  • на обложке дела реквизиты оформляются по установленной форме;
  • в правом верхнем углу каждого листа проставляется нумерация страниц;
  • проводят оформление листа-заверителя дела;
  • если необходимо, составляют внутреннюю опись дела;
  • проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола;
  • вносят необходимые изменения в обложку дела;
  • проводят пересистематизацию листов дела – это значит, что самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки.

Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу подлежат также полному оформлению.

Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел

Документы постоянного хранения, необходимо подшивать в прочную, желательно картонную обложку. Делаются четыре прокола или переплетаются так, чтобы была возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них.  Проколы можно сделать самостоятельно с помощью обычной электродрели, используя сверло маленького диаметра. Также потребуются капроновые нитки и большая игла.

Текст должен быть расположен не ближе 2 сантиметров к линии подшивки. Листы не должны выступать за края обложки. Все металлические скрепления должны быть удалены перед подшивкой документов. Не попускается подшивка дел с помощью металлических скрепок. Все личные документы, неудобные для подшивки, необходимо вложить в заранее вшитые в дело чистые конверты.

При частичном оформлении дела допускается оставлять документы в папках скоросшивателях, в которых они находились в течение делопроизводственного года, и не проводить с ними каких-либо дополнительных действий. При оформлении дел самое главное, чтобы все выглядело аккуратно, и была обеспечена читаемость текстов всех документов.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210618-qqq-16-m8-oformlenie-del-v-2017-godu

Оформление номенклатуры дел – Энциклопедия по экономике

Как правильно оформить папку дело по номенклатуре
Для оформления номенклатуры дел целесообразно создание трафаретных заготовок, в которых постоянная информация отпечатана типографским способом, (см. с. 335).
 [c.334]
Назовите виды номенклатуры дел. 2. Каково назначение номенклатуры дел 3.

Сформулируйте правила составления и оформления номенклатуры дел. 4. Сформулируйте правила индексации дел, согласования и утверждения. 5. Что такое классификация документов 6. Какие документы не включаются в номен-
 [c.

188]

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах “Государственной системе документационного обеспечения управления”, “Основных правилах работы ведомственных архивов”, “Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации”. Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел 53.
 [c.150]

Оформление номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по следующей форме  [c.64]

Регистрационный номер для писем в отличие от других ОРД дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел.

Например, 1-26/90, где 1 — индекс структурного подразделения, 26 — номер дела по номенклатуре дел, 90 — порядковый номер отправляемого письма. Это касается так называемого инициативного письма, т. е.

случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса — индекс организации — автора ответа и индекс документа организации — автора запроса (см.

далее оформление реквизита 11). Приведем пример документа с указанием обоих индексов (выделены курсивом).
 [c.41]

Какие виды номенклатур дел вам известны и каков порядок их составления и оформления  [c.272]

Ознакомьтесь со сводной номенклатурой дел вашего учебного заведения, попробуйте установить на примере вашего отделения (специальности), какие ведутся дела фактически и соответствуют ли они по. реквизитам и оформлению требованиям сводной номенклатуры дел.
 [c.272]

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.
 [c.276]

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
 [c.330]

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
 [c.205]

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации.

Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями.
 [c.196]

При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк организации или титульный лист.
 [c.202]

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.
 [c.213]

Описи дел составляются по строго установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.
 [c.297]

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов приказа, указания, инструкции, протокола.

В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение.

В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства.

Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
 [c.52]

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Формы номенклатур дел организации и структурного подразделения приведены в приложениях 4 и 5.
 [c.292]

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично).

Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела
 [c.309]

В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства, ведомства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.
 [c.349]

Номенклатура дел, о которой речь пойдет дальше, — это систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке.

Этот документ определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания. Дело (папка) — совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку.

Иногда есть необходимость завести отдельную папку (дело) на один-единственный документ (например для размещения устава организации).
 [c.26]

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы,
 [c.106]

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списа-
 [c.253]

Ответ дают Основные- – правила , утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 году.

Под постановкой документальной части делопроизводства, читаем в Правилах, понимается организация работы учреждения с документами от их создания (получения) до сдачи в архив, которая включает в себя оформление документов, их учет и создание учетно-справочного аппарата к ним, классификацию и индексацию документов, составление номенклатур дел и формирование дел, а также экспертизу научной и практической ценности и подготовку дел к сдаче в архив учреждения 1. Из этого определения следует,, что документальная часть, делопроизводства понятие более широкое, чем понятие текущий архив , оно охватывает большую часть процессов, рассмотренных выше, относящихся собственно к постановке делопроизводства. Это- подтверждают и Основные правила , согласно которым постановка документальной части определяется инструкциями по делопроизводству 2.
 [c.134]

Составление описей документальных материалов постоянного и долговременного хранения. На документальные материалы, подлежащие сдаче в архив учреждения после их оформления, описания и систематизации в соответствии с номенклатурой дел, составляют описи отдельно на материалы постоянного и долговременного хранения.

Отдельные описи составляют на материалы по личному составу, на специальную документацию (отчеты по научным темам, рационализаторские предложения, технические и технологические документы, истории болезней, материалы изысканий, следственные дела и т. п.).

Порядок составления описей на эти материалы и описание их определяются ведомственными инструкциями, при их отсутствии — в соответствии с Основными правилами .
 [c.154]

Заведующий архивом организует архивное дело в учреждении, руководит работой архивариусов оказывает помощь работникам структурных подразделений в подготовке и сдаче документов в архив осуществляет контроль за поступлением дел из структурных частей в архив разрабатывает номенклатуру дел для подразделений, проверяет правильность их оформления.
 [c.26]

Должностные обязанности. Руководит работой архивариусов. Организует постановку архивного дела на предприятии (в учреждении). Инструктирует соответствующих работников подразделений о порядке подготовки и сдачи документов в архив.

Следит за своевременным поступлением документов из подразделений в архив и систематизирует их. Совместно с руководителями подразделений разрабатывав номенклатуру дел текущего делопроизводства и периодически проверяет правильность их оформления.

 [c.466]

Должностные обязанности. Организует хранение и обеспечивает сохранность документальных материалов, поступивших в архив. Принимает от структурных подразделений предприятия документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного хранения, а также акты для передачи документальных материалов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива Выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, ответы на запросы и ведет их учет.

Подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

Источник: https://economy-ru.info/info/150146/

Номенклатура дел

Как правильно оформить папку дело по номенклатуре

Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Рано или поздно организация «дорастет» до архива, а пока этого не произошло, следует организовать в ней систему хранения документов.

Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно.

Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.

Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать.

Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить сроки хранения документов, вы прочитаете, перейдя по ссылке. Спасибо за понимание

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3314

ПраваВласть
Добавить комментарий